Kick-Off Veranstaltung

Ziele der Veranstaltung

Mit umfassendem Branchen-Know how und höchster Professionalität legen wir den Fokus stets darauf, dass Ihre Zielgruppe direkt angesprochen, überrascht, begeistert und überzeugt wird. So wird die Botschaft Ihrer Veranstaltung bewusst wahrgenommen und Ihr Event bleibt langfristig in positiver Erinnerung!

Leistungsübersicht

Recherche von Hotels in Düsseldorf
Erstellung von Angebot und Kalkulation
Erstellung von Teilnehmerlisten und Ablaufplänen
Erstellung eines Regieplans für das Plenum
planen, welche Business Unit in welches Hotel „passt“
Planung Veranstaltungstechnik und Bühnenbau
Erstellung einer eigenen Registrierungswebsite
Recherche und Planung von 5 Abendveranstaltungen
Teilnehmerkommunikation
Erstellung und Druck von Name Badges, Programmen und Branding
Bestellung von Mietmobiliar und Kauf von Deko
Einsatzplanung des eigenen Teams, Hinzunahme von Hostessen
Site Inspections mit den Dienstleistern vor Ort

Eventinhalte

Start für uns war am Dienstagmorgen: Plenum inklusive aufwändiger Bühne und Technik in einem Düsseldorfer Hotel aufbauen sowie Registrierung, Branding etc. vorbereiten. Am Mittwochmorgen waren die Technikchecks erfolgreich abgeschlossen. Im Laufe des Vormittags reisten die knapp 1.000 Mitarbeiter aus ganz Deutschland an, um ab mittags mit einem Kick-Off ins Wochenende zu starten. Um die hohe Zahl an Gästen unterzubekommen, hatten wir insgesamt vier Hotels gebucht. Logistisch sehr aufwändig, für uns eine spannende Herausforderung. Zumal jedes Hotel über entsprechende Tagungskapazitäten verfügen musste. Nach dem Kick-Off trafen die Teilnehmer sich zur Abendveranstaltung. Für uns bedeutete das, vier Events parallel mit jeweils 100-300 Personen nach individuellen Wünschen und Bedürfnissen auszurichten und zu betreuen.

Am Donnerstag blieb jedes Team für sich im Hotel mit separaten Meetings. Währenddessen lief parallel bereits der Aufbau für das gemeinsame Gala-Dinner auf einem Industriegelände. Monatelang hatten wir immer wieder in der ca. 10.000 qm-großen Location mit kreativen Köpfen aus unterschiedlichen Bereichen das Set-up von Gala-Dinner, Lounge und Partybereich geplant und entsprechendes Equipment angemietet oder gekauft. Voller Erwartungen an einen Abend der Superlative trafen nach und nach die festlich in Abendgarderobe gekleideten Teilnehmer ein. Die Halle füllte sich mit Leben und ein spektakulärer Abend mit Vier-Gänge-Menü flog nur so an uns vorbei. Unser Highlight: Alle 1.000 Gäste bekamen in rasender Geschwindigkeit binnen kürzester Zeit ihre Speisen serviert. Bester Beweis für uns, mit dem Caterer auf den richtigen Partner gesetzt zu haben. Nach dem Gala-Dinner in der Lounge entspannt an einem Gin Tonic nippen? Oder lieber in der Party Area zur Musik einer grandiosen Liveband abtanzen? In der Morgendämmerung fanden auch die letzten müden Party People ins Bett. Am Freitag stand nach einem gemütlichen Frühstück nur noch die Abreise auf dem Programm.

Fazit des Kunden

Sehr viele Teilnehmer einer komplexen Veranstaltung – das Feedback der Gäste war großartig. Rückblickend hat sich wieder gezeigt: Ein gut vernetztes, eingespieltes Team ist ebenso Gold wert wie zuverlässige Partner für Catering, Hotel, Bustouren usw., damit alles reibungslos verläuft.